Solicitud de datos personales en formularios
El objetivo de entregar este lineamiento institucional es cumplir con la Ley 19.628 Sobre Protección de Datos Personales y la Política de Tratamiento y Protección de Datos UC.
Antes de asumir que tu fuente de licitud es el consentimiento expreso, verifica si existe otra fuente que justifique el tratamiento de datos personales: como una obligación legal o una relación contractual. Esto es relevante porque el consentimiento, a diferencia de esas otras fuentes de licitud, puede ser retirado en cualquier momento por el titular, lo que dejaría sin sustento el tratamiento de sus datos.
En caso que exista otra fuente de licitud no es necesario una casilla de consentimiento expreso en tu formulario
¿Quién tiene que seguir este lineamiento?
Cualquier persona de la Comunidad UC que necesite solicitar datos personales a través de un formulario web (Microsoft u otra plataforma) para inscribir personas y otorgar un beneficio (entradas para algún evento), un seminario, capacitación, otro.
¿Cómo se debe elaborar un formulario que solicite datos personales?
Todo formulario debe incluir los siguientes elementos:
1. Cláusula de privacidad: Texto que informe al titular qué datos se recopilan, para qué finalidad se usarán, quién los tratará y por cuánto tiempo se conservarán.
2. Casilla de consentimiento expreso: Casilla sin marcar previamente, en la que el titular acepte el tratamiento de sus datos e incluya un enlace a la política de privacidad institucional que mejor se adecúe a la actividad. Si ninguna de las políticas disponibles se ajusta a tu caso, solicita apoyo para elaborar una política específica.
3. Casilla adicional para finalidades secundarias (opcional): Solo si se desea incorporar al titular en listas de distribución u otras comunicaciones institucionales, puede añadirse una segunda casilla, también sin marcar previamente, que autorice expresamente ese uso adicional. El tratamiento para esa finalidad secundaria solo procederá si el titular marca voluntariamente esta casilla.
Ejemplo texto cláusula de privacidad
"Autorizo expresamente a la UC para tratar los datos personales necesarios para la inscripción a la actividad [indique nombre de la actividad] los cuales serán informados a la unidad organizadora. Los datos personales serán usados solamente para la inscripción a esta actividad y se mantendrán mientras sean requeridos por Ley".
Ejemplo texto en casilla de consentimiento
"Autorizo a la UC a tratar los datos personales de mi hijo/a o representado legal y he leído y acepto la política de privacidad".
Formularios que incluyan datos personales de menores de edad
Cuando el formulario solicite datos personales de menores de edad, se deben considerar las siguientes reglas:
- Desde los 14 hasta los 17 años: no se requiere autorización del adulto responsable para el tratamiento de datos personales no sensibles.
- Datos sensibles o menores de 14 años: siempre debe otorgar el consentimiento el padre, madre o tutor legal.
Ejemplo de formulario de inscripción
Si quieres ver más ejemplos de formularios, visita https://kitdigital.uc.cl/componentes/formulario
